Para una empresa, el papeleo es algo tan importante como tedioso. Organizar facturas, documentos legales, proyectos, contratos, stock y un largo etc. es una de las tareas más arduas y pesadas que puede existir. Sobre todo cuando no se lleva al día, desaparecen papeles o falta algún documento imprescindible. Sin embargo, gracias a la tecnología, la gestión documental de las empresas, se ha convertido en una tarea más sencilla y fácil de realizar.
Todo tipo de negocio o empresa, con independencia de su envergadura o sector, requiere llevar un control exhaustivo de la documentación correspondiente. Aunque para los pequeños negocios, parece una tarea menos importante, lo cierto es que la importancia es la misma. No tanto la envergadura, lógicamente. No es lo mismo gestionar la documentación de un negocio pequeño como una tienda de barrio que, gestionar toda la documentación de una gran empresa de mantenimiento y limpieza, por ejemplo. Como fuere, la importancia es la misma, aunque para cada empresa y sector, existen grados.
Inmersos como estamos en la era digital, la gestión documental se ha erigido como pilar fundamental para el funcionamiento eficiente de las empresas. Implementar el sistema adecuado en cada caso, optimiza el acceso y almacenamiento de los documentos, garantiza la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Otras empresas, se ocupan de ofrecer y proporcionar los servicios especializados de implementación de sistemas de gestión documental, adaptándose a las necesidades concretas de cada organización. De ahí que existan varios tipos de gestión documental que pueden implementarse en una empresa.
Hacer la elección adecuada del tipo de sistema correspondiente, depende de varios factores a tener en cuenta, como el volumen de los documentos, la necesidad de acceder a ellos en remoto, los requisitos de seguridad y, por supuesto, la regulación específica de cada sector.
Gestión documental en función del almacenamiento
Como poco sabemos al respecto, no hemos dudado en consultar a los que saben, Everygit, expertos en soluciones de gestión documental para empresas, nos ha hablado sobre este tipo de sistemas. Hacer una gestión de documentos eficaz, resulta esencial para garantizar el éxito de cualquier empresa actual. Dentro de un contexto en el que la información constituye uno de los activos más valiosos, contar con sistemas que organicen, almacenen y recuperen documentos, aumenta la productividad y facilita la toma de decisiones, así como el cumplimiento de la normativa. Por lo que existen diversas soluciones, dirigidas a necesidades específicas.
Una de las cuales es el sistema de gestión documental local, conocido como on-premis. Este tipo de sistema se instala y opera de forma directa en los servidores de la empresa, lo que proporciona un control total sobre la infraestructura y los datos. Es el sistema perfecto en organizaciones que cuentan con requisitos de seguridad estrictos o manejan información sensible, como es el caso de las instituciones financieras o gubernamentales.
Ofrece una serie de ventajas como el control total sobre datos e infraestructura, la personalización a razón de las necesidades específicas y el cumplimiento de las políticas internas, en cuestiones de seguridad y privacidad. Como desventajas, podemos señalar sus elevados costes de mantenimiento y actualización o las limitaciones en lo relativo al acceso remoto y la escalabilidad.
No obstante se trata del sistema ideal para las empresas que priorizan la seguridad y quieren mantener los datos de la misma, en un entorno controlado.
Pasamos a otro tipo de sistema de gestión documental, en este caso, en la nube. Este sistema, permite almacenar y gestionar los documentos en los servidores remotos. Esto hace que sean accesibles desde cualquier lugar que disponga de conexión a internet, lo que hace que se trate de la solución más adecuada para los que buscan flexibilidad y accesibilidad. Las ventajas que ofrece este sistema son, precisamente el acceso remoto, desde cualquier ubicación y dispositivo, la reducción de los costes en infraestructura y mantenimiento y, las actualizaciones automáticas o escalabilidad en función de las necesidades de la empresa.
Aun así, también cuenta con unas desventajas que conviene considerar, como la dependencia de la conexión a internet para trabajar con el sistema y la privacidad y seguridad de los datos que no es tan estricta. De manera que se trata de un sistema de gestión documental beneficioso para las empresas que cuentan con equipos distribuidos por diversos puntos, o las que necesitan de un acceso rápido y frecuente a los documentos, desde cualquier lugar. Lo que permite operar de manera más fácil y ágil cuando se está fuera de la oficina.
Otro tipo de sistema que podemos encontrar es el sistema de gestión documental híbrido. Estos sistemas proporcionan un enfoque equilibrado en el que se combinan las ventajas de los servidores locales, con la flexibilidad de la nube. Esta combinación hace posible que las empresas, almacenen sus datos críticos de manera segura en la infraestructura local, en tanto que los documentos que necesitan colaboración externa, se alojan en la nube, proporcionando el equilibrio necesario entre seguridad y accesibilidad.
Las ventajas que ofrece este sistema, son la flexibilidad para almacenar los datos sensibles a nivel local, la optimización de los costes, puesto que utiliza recursos a razón de lo crítico que sea el documento y, la mayor seguridad sobre la información confidencial.
Como desventajas, encontramos la complejidad en la gestión y la sincronización de los sistemas o los costes adicionales que supone la infraestructura y formación del personal.
Aun así, se trata de la solución más adecuada para las empresas que quieren modernizar la gestión documental, sin comprometer el control sobre los datos críticos. Manteniendo la seguridad de la información sensible y proporcionando un acceso adecuado sobre los documentos de colaboración.
Más sistemas de gestión documental
A parte de los sistemas de gestión citados, más habituales y comunes entre las empresas, existen otros tipos de sistemas como el de código abierto. Este sistema de gestión documental, es el que dispone de un software que puede utilizarse, modificarse y distribuirse con libertad. Se trata de soluciones que proporcionan una gran flexibilidad a la hora de personalizar funcionalidades, interfaces y procesos en función de las necesidades de cada empresa.
Las ventajas que proporcionan este tipo de sistemas son, precisamente el alto nivel de personalización, el hecho de no requerir pagar licencias comerciales y que la comunidad de desarrolladores, aporta mejoras continuas y parches de seguridad. Como desventajas, encontramos que es posible que se necesiten conocimientos técnicos avanzados para implementarlo, el soporte técnico depende de la comunidad que lo crea o desarrolladores externos, además de ser necesario invertir tiempo y recursos en su mantenimiento y actualizaciones.
En este caso, se trata de una solución adecuada para las empresas que cuentan con los equipos técnicos internos y, la capacidad necesaria para desarrollar software a medida.
Pasamos a los sistemas de gestión documental por industria, diseñados para sectores específicos y que responden a normativas, flujos de trabajo y documentación concreta. Para que lo entendamos, se trata de los sistemas dirigidos al ámbito sanitario, legal, educativo, industrial o financiero.
Las ventajas que ofrece el sistema de gestión documental por industria, son el cumplimiento de la normativa sectorial en particular, la integración de las funcionalidades propias del sector, como historiales clínicos, gestión de planos o validación legal, además de que acelera su implementación con plantillas y flujos definidos. Como desventajas, se trata de sistemas que pueden ser menos flexibles de aplicarse en entornos diferentes, suelen tener mayor coste, debido a su especialización y requieren formación específica para los usuarios.
Se trata de una solución adecuada para las empresas de los sectores regulados que tienen que cumplir los requisitos legales y técnicos del sector en particular, garantizando la gestión eficiente y segura de toda la información.
Por último, encontramos los sistemas de gestión documental en función del documento. La gestión documental no depende solo del método de almacenamiento del que se disponga. También depende del tipo de documentación que maneja la empresa. Los diferentes tipos de documentos, necesitan diferentes enfoques en lo relativo al acceso, la organización y la retención. Por lo que existen diferentes sistemas de gestión documental clasificados en función del tipo de documento a gestionar. Estos pueden específicos para la documentación empresarial, la documentación de proyectos y el almacenamiento de registros, contenidos e imágenes. Cada uno de estos sistemas se diseña para abordar las necesidades concretas, asociadas a las diferentes categorías de documentos, por lo que ofrecen funcionalidades especializadas, capaces de optimizar el manejo de cada información en particular.
Para poder elegir el sistema de gestión documental más adecuado, es fundamental entender las diferencias que presenta cada uno. Implementar un sistema que organice los documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que optimiza y potencia los procesos del negocio relacionados con cada tipo de información.
En definitiva, los sistemas de gestión documental, son ideales para las empresas que cuentan con un alto volumen de contenido multimedia. Agencias de publicidad o medios de comunicación, obtienen grandes beneficios de este tipo de sistemas, puesto que permiten llevar a cabo una organización eficiente de grandes volúmenes de activos digitales, facilitan su búsqueda y su correspondiente reutilización si es necesario. Por lo que implementar el sistema de gestión documental adecuado, es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, garantizar la seguridad de la información y cumplir con la normativa aplicable.
